Askolan Hyvä Askel 8.10

Tuomiranta 8.10.2015

Hanna Hutka-Ojanen

Muutos koskettaa laajasti koko yhteiskuntaa. Muutoksen syistä kannattaa imeä mahdollisimman paljon tietoa, jotta osaa muodostaa itselleen kunnolliset pohjatiedot muutoksen ymmärtämiselle.

Tärkeintä muutoksen eteenpäin viemisessä on oman ajattelutavan muutos. Muutos tapahtuu korvien välillä, ennen kuin se voi tapahtua käytännössä. Muutokselle täytyy olla perusteet. Emme muuta huvikseen. Mihin pyritään, miksi pyritään? Tärkeää on yhtenäisen mielikuvan luominen ja sen jakaminen samanlaisena kaikille. Luo itsellesi visio ja mieti mitä sillä haluat saavuttaa.

Tavoitteet

Pahinta on, jos emme näytä mielipiteitä ja tunteita silloin kun muutoksia aletaan tekemään. Ajatukset pitää esittää silloin kun niiden aika on. Älä rasita työkavereitasi valittamalla asioista palaverien jälkeen.

Tiedonkulku ja kannustaminen.

- Mieti miten suhtaudut asioihin? Menetykö tunnekuohuihin mukaan, vai suhtaudutko objektiivisesti?

Työn sisältö?

- Mihin asioihin voit itse vaikuttaa? Marise niistä asioista mihin voit vaikuttaa ja tee jotain, mutta älä stressaa siitä mihin sinulla ei voi olla vaikutusmahdollisuuksia.

Johtaminen

- Johtajan tehtävänä on johtaa ja tehdä päätöksiä. Jos johtaja ei itse hoida johtamista, alkaa joku muu tekemään johtajan tehtäviä. Johtamistyhjiötä ei synny.

Kumppanuuksien kehittämien.

- Kaikkea ei tarvitse tehdä yksin. Tuskaa ei tarvitse kärsiä yksin. Hanki kumppanuuksia ja hyödynnä niitä. Jaa vastuu.

Aina tulee ongelmia, mutta niitä ei kannata murehtia liikaa etukäteen. Ongelmat muutoksissa ratkaistaan sitten kun ne tulevat eteen. Jos murehdimme liikaa etukäteen, hidastuu muutos turhan takia.

- Arvaamattomat vaikutukset töiden sujuvuuteen

- Epävarmuustekijät

- Rutiinit muuttuvat. Rutiinit ovat yksilöllisiä. Esimerkkinä vaikka  aikarutiinit sisustuksessa. Jotkut vaihtavat kerran vuodessa, jotkut viiden- ja jotkut 10v. välein. Rytmitykset erilaisissa asioissa. Toiset tottuvat yhdenlaisiin ryhmeihin, toiset toisenlaisiin. Rutiinien muuttaminen on vaikeaa ja se vaatii paljon perustelua ja myös epämukavuusalueelle poistumista.

- Oma riittävyys. Voimme itse vaikuttaa, mutta myös johtamistyyli, työyhteisö ja läheiset voivat vaikuttaa. Kukaan muu ei tule poistamaan riittämättömyyden tunnetta. Se meidän on tehtävä itse.

- Joutuu opettelemaan uutta

- Osaamisen riittäminen

- Tiedon puute ja erityisesti luotettavan tiedon puute. Jos emme tiedä tarpeeksi, saatamme itse keksiä asioita ja toimia niiden mukaan. Aikuisten rikkinäisen puhelimen leikkimistä. Monesti juuri tiedon puute aiheuttaa pelkoa muutoksessa, pidä siis huoli, että jaat riittävästi luotettavaaa tietoa tavoitteista ja perusteista.

- Miten asiakkaat ja ympäristö reagoi muutokseen

Mitä tahansa muutos aiheuttaa organisaatiossa, se on pidettävä organisaation sisällä, eikä näyttää haasteita asiakkaille. Huomioikaa kuinka helposti voimme siirtää oman tunnetilamme kaverille tai läheiselle.

- Muutokset väsyttävät

Ennakoimalla voisimme vaikuttaa muutoksiin, mutta emme vain yksinkertaisesti osaa edelleenkään valmistautua proaktiivisesti asioihin.

- Miten minun käy muutoksessa?

Työyhteisön merkitys muutoksessa

Muutoksen onnistumisen elementit:

Tahtotila – Organisaatiokulttuuri-Toimintamalli ja rakenteet

- Minkälainen tässä kunnassa on rakenne?

- Onko muuttovoittoa tai tappiota?

- Millainen kulttuuri organisaatiossamme on? Millaisen työyhteisön olemme luoneet?

- Miten voin hyödyntää sitä mitä osaan tai miten voisin oppia itse jotain lisää?

Kriittiset pisteet.

Jokaisessa muutoksessa on olemassa pisteet jotka on löydettävä.

Organisaation toimivuus vaikuttaa muutoksen vastaanottoon.

Sisäisen dynamiikan vaatimukset. Jokainen on oikeasti itsekäs. Ensimmäisen kerran kun puhutaan muutoksesta, jokainen ajattelee miten se vaikuttaa itseeni. Ensin pitää skannata itsensä läpi ja ajatella miten muutos vaikuttaa minuun. Vasta sitten voi hyväksyä muut perusteet.

Kenen idea ja oliko muita ideoita? Muutosideat tulee monesti ulkopuolelta. Mikä muutosten taustalla on ja miten se vaikuttaa?

 - Kaikki kehittäminen muuttuu tehdessä.

- Panttaamalla tietoa heikennämme vain muutoksen etenemistä. Avoimuus kunniaan.

- Kaikissa muutoksissa tulee olemaan muutosvastarintaa monistakin erilaisista syistä. Se on vain hyväksyttävä.

- Muutoksia pitää juhlia!

- Roolit pitää olla selvitettynä. Jos vastustat, kerro miksi vastustat, jos vastustat.

- Muista kannustaa, antaa palautetta ja myös vastaanottaa palautetta.

Vuorovaikutusta ja viestintää

Miten vaikutamme toisiin, mitä viestimme itsestämme?

- Vuorovaikutus on ennen kaikkea tiedon siirtämistä. Työelämässä siirrämme tietoa esimiehille, kollegoille, asiakkaille jne.

Viestintään vaikuttaa se mitä sanomme, mutta vielä enemmän se miten toimimme viestiessämme.

- Miten ihminen käyttää valtaa toiseensa tulee väkisin esille elekielestä, asennoista ja sijoittautumisesta.

Mitä tulee mieleen Obamasta ja Tarjasta?

- Obama katsoo ylhäältä alaspäin, käsi olkapäällä. Tulee vaikutelma Obaman ylemmästä asemasta ja dominoinnista. Kosketus ja sen esilletuonti eri tilanteissa vaikuttaa tilanteen ilmenemiseen monella eri tavalla.

Sanattomalla viestinnällä annamme myös oman osuutemme keskusteluun.

Jääkö esim. vanhuspalvelussa kotikäynnillä hoitotilanteessa puoliso seuraamaan hoitoa, vai meneekö hän pois?

Miten sijoitumme pöytään istuessamme? Pelkällä istumajärjestyksellä on hyvin suuri merkitys tilanteen luonteen kannalta.

Hoitotoimenpidetilanteessa etäisyyden arvioiminen.

- Tilanteen lukeminen. Ollaanko todella virallisia, vai tuttavallisempia? Mikä on lopputuloksen kannalta tuottavinta? Esim. neuvottelutilanteessa silmälasien pois otto ja niiden laskeminen pöydälle sangat neuvottelukumppania kohden viestii aseista riisunnasta ja avoimuudesta.

Hyvässä hoitotilanteessa tehtävänä on saada asiakas tuntemaan itsensä mahdollisimman rennoksi.

Kysykää palautetta asiakkailta hoitotilanteista. Kysykää aktiivisesti palautetta myös esim. opiskelijoiden avulla.

- Tuttuus vaikuttaa toimintaan aina reilusti. Tuttuus on myös työyhteisön tärkeä voimavara.

- Negatiivisten tilanteiden kohdatessa tulkinta on erityisen tärkeää.

- Ensivaikutelman antamisen voi tehdä ainoastaan yhden kerran. Alkutunnelman luominen antaa pohjan kaikelle jatkossa tapahtuvalle vuorovaikutukselle. Ottakaa tämä erityisesti huomioon asukkaan tullessa ensimmäistä kertaa esim. tehostetun palveluasumisen yksikköön.

Kuuntelemisen merkitys

Nykyään paras keino saada itsensä kuulluksi on lähettää postikortti. Ajattele aina viestinnän muotoja. Nykyisessä sähköpostikulttuurissa ensimmäisenä asiana aina esiteltävä tärkein asia. Miltä viesti näyttää vastaanottajalla?

Millainen viestijä olet?

Tunnista itse itsestäsi millainen viestijä olet. Ei ole väliä oletko hyvä vai huono viestijä. On vain erilaisia viestijöitä. Voit keksiä oman kanavasi joko puheviestinnästä tai kirjallisesta viestinnästä kykyjesi mukaan.

Millaisena viestijänä "brändäät" itsesi?

 

Miten voimme toimia, jos emme halua muiden johtaa viestintätilannetta?

- Kuuntelet, myönnät ja kumoat.

Meidän on annettava samanlaista palvelua kaikille. Siinä emme voi joustaa yhtään. On oltava selkeät vuorosanat olemassa millä voimme perustella oman kantamme vahvalle viestijälle. Älä lähde itse mukaan intoiluun ja kissa- hiiri leikkiin. 

Vuorovaikutusta voi harjoitella. Haasta itseäsi ja hakeudu hankaliin vuorovaikutustilanteisiin.

Brändäämmä tahtomattamme itsemme viestijöinä. Ihminen antaa itsestään jonkinlaisen kuvan. Halusi tai ei. Millaisen kuvan annat itsestäsi?

Esimerkkejä:

Kirsti Paakkanen: Musta väri, kova bisnesnainen.

Äiti Teresa: Empatia, lapset, hauras

Mannerheim: Ratsastaja, huono palautteenanto

Tauski: Naistenhakkaaja

Arja Koriseva: Nauru, hyvä esiintymiskyky

Mistä tiedät, että ihminen valehtelee?

- Ei katso silmiin

- Katsoo johonkin muualle

- Peittää suun

Miten voit auttaa heikkoa viestijää?

- Kyselemällä

- Kirjoittamalla mielipiteet paperille ja keräämällä yhteen paikkaan. Erityisesti ryhmätilanteessa. Annettava mahdollisuus saada äänensä kuuluville jollain tavoin, jos puhuminen ei ole vaihtoehto.

- Antamalla mahdollisuus vastata ryhmänä tai pareittain, kunhan pidetään huoli, että vahvat yksittäiset mielipiteet eivät nouse väkisin koko ryhmän mielipiteiksi

- Lue kehonkieltä ja tulkitse tilannetta.

- Kysy tarkentavia kysymyksiä ja varmistele oletko oikeassa.

- Johdattamalla ja olemalla auktoriteetti. Ottamalla puheenjohtajan roolin.

- Havainnollistamalla ja visualisoimalla. Käyttämällä visualisoinnin apuvälineitä voimme saada huonoistakin kommunikoijista vastauksia.

Miksi suomalainen tapakulttuuri on lapsen kengissä?

Voimme koko ajan kehittää itseämme sellaiseen suuntaan mihin itse haluamme. Kukaan ei laita uskomuksia korviemme väliin.